Rate Your Meeting: met elkaar in gesprek over de kwaliteit van eigen vergaderingen

Bespreken van ieders verwachtingen en ervaringen is een krachtige start voor het verbeteren van de kwaliteit van vergaderingen. RateYourMeeting is een praktisch hulpmiddel om het onderlinge gesprek over de kwaliteit van vergaderingen op gang te brengen.

Vergaderen: bron van veel frustratie

Regelmatig horen wij frustraties over vergaderingen: saai, tijdsverspilling, één-richtingsverkeer, levert niks op, uiteindelijk heb je toch geen invloed, etc. Toch blijkt het vaak lastig om – in je eentje – tot verbetering van de kwaliteit van het overleg te komen. Ook al heb je zelf ideeën en/of ervaringen over hoe het anders kan. Onze tip: begin eens met samen evalueren hoe ieder de vergaderingen beleeft en welke verwachtingen er leven. Die kunnen sterk verschillen: de één wil snel knopen doorhakken, de ander wil dat eerst alle mogelijkheden moeten worden onderzocht of betrokkenen worden geraadpleegd.

Praktisch hulpmiddel: RateYourMeeting

RateYourMeeting is een praktisch hulpmiddel dat je kunt gebruiken om het onderlinge gesprek over de kwaliteit van vergaderingen op gang te brengen. Het bestaat uit een korte online enquête, waarin de deelnemers wordt gevraagd hoe ze de vergaderingen nu ervaren en hoe ze het zouden willen. Uitgangspunt hierbij is een aantal criteria om de kwaliteit van een vergadering te evalueren en randvoorwaarden voor effectieve vergaderingen (specifieke toevoegingen of aanpassingen zijn mogelijk). De rapportage van de resultaten vormt input voor een vergadering / workshop waarin deze worden besproken: waarom gaat het zoals het gaat? Wat zouden we willen veranderen? Daarbij delen wij graag onze suggesties bij geconstateerde knelpunten en ontwikkelpunten. Doelstelling is om vervolgens te komen tot een gezamenlijk besluit over concrete verbeteracties.

Wat zeggen gebruikers?

Uit de praktijk blijkt de toegevoegde waarde van RateYourMeeting. Hieronder een aantal reacties:

• “De inzet van RateYourMeeting heeft ons geholpen om met elkaar beter inzicht te krijgen in patronen binnen ons teamoverleg. En door de kennismaking met sociocratie hebben we nu praktische tools beschikbaar om daar wat aan te doen.” (teamleider)
• “Met de workshop hebben we misschien niet gekregen wat we wilden, maar wel wat we nodig hadden: er is ons een spiegel voorgehouden. Dat heeft nieuwe inzichten opgeleverd; niet altijd prettig, maar wel nuttig! We hebben nu met elkaar concrete verbetermaatregelen vastgesteld.” (adviseur)

Gewoon eens uitproberen?

Dat kan! Bel of mail en ik vertel graag meer over de mogelijkheden.