Iedere deelnemer voelt zich gehoord; samen komen tot concrete besluiten waar ieder achter staat; als leidinggevende volledig concentreren op de inhoud
Wanneer interessant?
Het reguliere overleg van uw (management / project) team is een belangrijk moment voor onderlinge afstemming en gezamenlijke richting. Maar zo wordt het helaas niet altijd ervaren. Het (tijdelijk) inzetten van een aparte gespreksleider helpt de kwaliteit van het overleg te verbeteren. Het stelt deelnemers in staat zich vooral op de inhoud te concentreren.
Hoe?
Als gespreksleider zie ik het als mijn doel / verantwoordelijkheid om de deelnemers te ondersteunen om in een constructieve sfeer tot besluiten te komen die bijdragen aan het realiseren van hun gezamenlijke doelstelling. Op een manier die iedere deelnemer uitnodigt tot een actieve bijdrage, gedeelde verantwoordelijkheid stimuleert en onderling vertrouwen versterkt. Oók als het spannend wordt door onderling uiteenlopende opvattingen en deelbelangen. Hierbij werk ik vaak met de volgende aandachtspunten:
- Met elkaar vaststellen waar het over moet gaan en hoeveel tijd we aan ieder onderwerp willen besteden.
- Verhelderen van en sturen op de doelstelling van ieder agendapunt: wáár willen we het over hebben en wat moet daar het resultaat van zijn?
- Het faseren van het gesprek in van beeld-, menings- en besluitvorming: eerst delen van informatie en zorgen dat ieder die begrijpt, daarna er pas iets van gaan vinden en dan eventueel iets proberen af te spreken.
- Iedere deelnemer serieus nemen: ieder krijgt gelegenheid zijn/haar inbreng te geven (rondes) en besluiten pas nemen als het voor ieder goed genoeg is (consent).
- Iedere bijeenkomst afsluiten met een korte terugblik: hoe is het gegaan? Wat ging goed en wat kan een volgende keer beter?
Resultaat
De (tijdelijke) inzet van een professionele, onafhankelijke gespreksleider levert u:
- Een constructieve, doelgerichte bijeenkomt;
- Creatieve oplossingen voor uiteenlopende meningen en belangen;
- Heldere besluiten en vervolgacties waar alle deelnemers gezamenlijk verantwoordelijkheid voor nemen;
- Vrije hand om u zelf tijdens de bijeenkomst op uw eigen inbreng te kunnen concentreren;
- Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van uw vergaderingen;
- Opbouw van expertise en ervaring om de rol van gespreksleider vanuit uw eigen team/organisatie in te vullen.
Gewoon eens uitproberen?
Graag neem ik een keer deel aan één van uw vergaderingen. Om kennis te maken, om indrukken te delen, om suggesties te geven of om eventueel al (voor een deel van de bijeenkomst) de rol van gespreksleider in te vullen.